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【法官说法】证照公司离不开的“身份证”




作者:英亚体育     发布时间:2020-07-08 17:05

  公司证照作为对外代表公司意志及行为的重要证明,在公司内部发生控制权争夺时,将成为各方奋力争取的重要工具。那么,公司证照包括哪些?公司证照应当由谁保管?公司应如何规范证照管理?北京二中院法官将对上述问题进行解析。

  随着近代公司的发展,企业的所有权和经营权出现分离,股东作为公司的所有权人,往往并非公司的实际经营人,公司的经营权由公司聘请的专业管理人员所享有。总体上来说,股东和管理人员的利益是一致的,都期望公司获得更好的发展。但在具体的经营过程中,二者在经营理念上可能会产生差异,从而引发纠纷。当二者之间发生矛盾时,为取得对公司的实际控制,公司证照作为公司的表象则成为“兵家必争之地”。此外,新旧法定代表人之间、股东与股东之间也可能会出现对公司控制权的争夺。

  对于公司证照的持有及保管问题,《公司法》及其他有关法律规定中并未作出强制性规定,也就是说,对于公司证照的管理属于公司自治的范围,公司有权通过公司章程或专门的管理性规定等,对证照的使用、持有、保管等问题自由进行约定。但在实际的经营活动中,部分公司内部治理制度不完善,存在多个管理人员之间共同保管、权责不清或公司证照取用不规范等情况,容易导致公司证照丢失,且难以确定最后的持有人。

  公司人员更替是公司经营过程中的常见情况,一般员工的离职仅涉及个人所涉业务的交接,但是对于法定代表人、董事或高级管理人员等人员的离职,则可能涉及公司证照的交接问题。在此过程中,一方面会出现原持有人离职后仍然占有相关证照,拒不履行交接手续的情况,另一方面也可能会出现交接手续不规范,导致原持有人已归还公司证照后,公司仍然向其主张返还的情况。

  一般来说,提及公司的印章首先想到的是公司的公章。对于经营规模小、业务单一、公司结构简单的公司来说,通常仅需公司公章即可满足日常经营管理的需要。但对于内部机构复杂、业务繁多的公司来说,其可能会根据实际需要另行刻制公司的财务专用章、发票专用章、法定代表人名章、合同专用章、部门专用章等,对于项目时间长、标的大的公司,还可能会刻制项目专用章。

  根据《公司法》及《公司登记管理条例》的规定,公司的营业执照是公司依法设立并进行经营活动的重要证件材料。公司营业执照载明了公司的名称、住所、注册资本、经营范围、法定代表人姓名等事项,是公司身份的证明,也是公司对外的“名片”。对于特许经营行业、中外合资企业、中外合作企业等,除了一般公司经营中需要的证件外,还需要特殊的特许经营或批准文书等。这些证件都属于公司证照的范围。

  需要说明的是,虽然公司证照的范围不能局限于字面解释,但其含义同样也不应过分扩大。并非所有对公司具有重要意义的动产都属于公司证照的范围。比如公司的业务合同、客户名单、投资清单、投资协议等文件以及银行对账单等会计凭证,虽然对公司的经营管理也具有重要意义,属于公司法人财产,但是对外不能代表公司意志,不宜纳入公司证照的范围,此类纠纷应当通过民事诉讼中有关的物权纠纷进行解决。

  公司证照返还纠纷缘起于公司内部治理的矛盾以及控制权的争夺。公司所有权与经营权之间的矛盾难以从根源上消除,但是却可以通过规范公司架构,理顺“股东—管理者—员工”之间的关系来尽可能避免。具体来说,包括完善股东(大)会的议事程序,确保决议的有效作出;完善董事会的制度设置,设立专门委员会,改进公司的决策过程;完善监事会的组成及职能,形成董事会、监事会及股东(大)会之间的良性制衡。另外,当公司内部产生矛盾时,各方应秉持诚实信用原则进行协商,若协商不成,可采取合法手段维护权益。

  公司证照管理规定虽然不属于公司章程中必须约定的内容,但是其在公司的管理及风险控制中发挥着重要作用。证照管理混乱不仅可能降低公司的经营管理效率,即便其已经被声明作废,也可能给公司带来法律风险。因此,公司应当做好相应证照的登记备案手续,最好在公司章程中对公司的营业执照、公章等重要证照的保管义务人、使用要求等事项进行规定,并且针对财务专用章、发票专用章等证照的管理使用也制定专门的制度予以规范。同时,对于公司证照的交接要着重进行风险控制,严格履行交接手续,签署交接文件,以免出现公司证照丢失且难以确定持有人的情况。

  公司证照的保管义务人应当依据公司有关规定进行确认。在实际经营中,公司可以在公司章程中对公司证照的保管义务人进行明确。如果公司章程中没有规定,则应当由公司最高权力机关(一般为股东会或股东大会)对公司证照保管及使用事项进行决议。若章程中既无规定,公司也未对证照保管形成有效决议,但公司的有关管理及规章制度中对证照的保管及使用进行了明确规定的,也可以依据相关规定对证照的保管义务人进行确认。但在很多情况下,由于公司管理的不规范,对于公司证照的有权占有人、不当占有人的认定缺乏相关规定,导致各方产生争议。此时,应对公司证照管理人进行合理推定。根据《公司法》相关规定,公司的法定代表人是公司对外行为的代表,可以代表公司的意志,且其作为公司应当进行登记的重要事项之一,对外亦存在公示效力,因此,当公司章程、制度、股东(大)会等均未对公司证照管理作出明确规定,也无证据表明公司证照由其他人员实际管理的,可以认为法定代表人或其授权的工作人员负有公司重要证照的保管义务。此外,对于公司的财务章、合同专用章等证照的保管义务人,也可以根据公司有关主体的工作职责进行推定。

  营业执照、公章等重要证照一旦脱离公司的控制,可能产生巨大的法律风险,因此,公司必须及时采取多种方式寻求救济,以避免不必要的损失。一方面,公司可以向不当持有证照的主体提起公司证照返还的诉讼,要求其返还证照。在此之前,公司也应当为诉讼做好充分准备,如及时选任相应的诉讼代理人、通过股东(大)会决议等免除持有人的保管权等。另一方面,对于短期内无法取回的公司证照,应当及时到登记机关办理挂失、作废手续,在相应报刊上作出声明,并适当的通知与公司存在业务往来的交易主体,从而尽可能的减少不必要的损失。

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